Controle over medische data tijdens een grootschalige CRM-migratie

Om omslachtige en foutgevoelige ZN-formulieren (Zorgverzekeraars Nederland) te digitaliseren, ontwikkelden we tien jaar geleden het DAS. Waar verwijzers voorheen lange PDF’s handmatig invulden, worden gegevens nu automatisch verwerkt. Slimme UX begeleidt de gebruiker stap voor stap door het systeem. Het DAS houdt ook rekening met productlogica, zoals actuele beschikbaarheid, commerciële voorkeuren en productaanbevelingen. Deze workflow zorgt dat elke aanvraag volledig, veilig en correct wordt verwerkt. Dit resulteerde in enorme tijdswinst voor diëtisten en foutreductie in de aanvragen.

Een belangrijke ontwerpkeuze was om de logica van het DAS los te koppelen van het CRM. Aanpassingen in Salesforce kennen vaak lange doorlooptijden en brengen extra kosten met zich mee. Door vrijwel alle logica in het DAS zelf te beleggen, bleef het systeem wendbaar en konden nieuwe wensen sneller worden gerealiseerd, zonder aanpassingen in het CRM. Deze losstaande opzet gaf bovendien ruimte om het aanvraagproces volledig af te stemmen op de praktijk van zorgprofessionals, zonder concessies te doen aan gebruiksvriendelijkheid. Zo hield Sorgente grip op doorontwikkeling en bleef het aanvraagproces beheersbaar.

Voorheen werd data grotendeels ’s nachts gesynchroniseerd, aangevuld met interval-updates vanuit Microsoft Dynamics. Dat zorgde voor grote datastromen, extra belasting op de infrastructuur en vertraging in actuele informatie voor verwijzers. Bovendien had het DAS directe toegang tot het CRM, wat vanuit beheer en beveiliging een extra risico vormde.

In de nieuwe opzet zijn bulkimports verdwenen en wordt data realtime aangeleverd. Het DAS ontvangt alleen expliciet aangeleverde gegevens en heeft geen directe toegang meer tot Salesforce. Dit verkleint het beveiligingsrisico, vermindert systeembelasting en zorgt voor actuele en betrouwbare informatie tijdens het aanvragen.

Bij medische aanvragen is datakwaliteit essentieel. Zeker rondom allergieën, productbeschikbaarheid en patiëntidentiteit mag niets misgaan. Historisch was bekend hoe foutgevoelig koppelingen kunnen zijn. Daarom is tijdens de migratie intensief getest op volledige aanvraagflows, foutscenario’s en herstelmomenten. Zo bleef de integriteit van medische gegevens geborgd.

Wat de gekozen architectuur oplevert

• Minder foutscenario’s door ingebouwde controles op regelgeving en vergoedingen
• Snellere aanvraagverwerking dankzij realtime data en automatische verwerking
• Consistent inzicht in productinformatie, voorraad en levering over meerdere systemen
• Een stabiel platform dat ook bij piekbelasting voorspelbaar blijft
• Doorontwikkeling mogelijk zonder aanpassingen in het CRM

Met de vernieuwde integratie met Salesforce staat er een stabiel en snel platform dat klaar is voor verdere groei. Uit een klanttevredenheidsonderzoek blijkt dat zorgverwijzers het DAS beoordelen met een 8,3. Tegelijk beschikt Sorgente over een beheersbare technische basis die meebeweegt met de organisatie. Dankzij de gekozen architectuur is doorontwikkeling mogelijk, los van het CRM, zonder het fundament aan te raken.